In een tijd waarin regelgeving en toezicht steeds strenger worden, is het essentieel om vertrouwen en verbinding centraal te stellen voor vooruitgang en duurzame waarde. Het Trust First Initiative daagt ons uit om niet vanuit wantrouwen en controle te handelen, maar vanuit vertrouwen en de potentie van gezonde risico’s. Dit gedachtegoed wordt gedragen door een groep ervaren kwartiermakers. In dit interview spreken we met Egbert Eeftink over de noodzaak van vertrouwen binnen organisaties en hoe leiders dit in de praktijk kunnen brengen.
Wat houdt Trust First precies in en waarom is dit initiatief juist nu zo belangrijk?
"Trust First is een beweging die is ontstaan vanuit de gedachte dat vertrouwen meer nadruk moet krijgen in onze samenleving en organisaties. Samen met enkele anderen ben ik hiermee gestart binnen KPMG, maar later hebben we het breder getrokken. De huidige kwartiermakers zijn Monique G.M. van Dijken Eeuwijk (Attorney at Law/Boardroom Counsel), Romy Blankenspoor (directie VDH Bestuurszaken), Peter Paul Leutscher (partner Oxford Leadership en The Other Step), Martijn de Kiewit (compliance officer en docent Business Ethics) en Dirk-Jan de Bruijn (voorzitter Rijks Innovatie Community). Het initiatief draait om het erkennen dat regelgeving belangrijk is, maar dat te veel regels en controles kunnen leiden tot een verlies van de oorspronkelijke bedoeling; dat leidt tot o.a. ineffectiviteit en te hoge compliance kosten. We hebben het Trust First genoemd omdat we vinden dat we vertrouwen meer voorop moeten stellen en van daaruit moeten nadenken hoe we het anders kunnen doen. In een tijd waarin enorme maatschappelijke en economische veranderingen plaatsvinden, zoals klimaatverandering en de energietransitie, proberen we problemen op te blijven lossen met veel regelgeving en protocollen. Maar ik vraag me af of dat wel de beste aanpak is. We leven in een wereld waarin grote veranderingen plaatsvinden en we hebben nieuwe manieren van samenwerken nodig. Als we telkens nieuwe regels maken, komen we dan echt vooruit of lopen we daarin vast?"
Waarom is het onderwerp ‘regels versus vertrouwen’ nu zo lastig?
"Het spanningsveld tussen regels en vertrouwen is ingewikkeld, omdat er een maatschappelijke reflex is om steeds meer regels toe te voegen zodra er iets misgaat. Dit noemen we de risk regulation reflex. We zitten elkaar enorm aan te jagen. Als ik de krant lees, denk ik: ‘Het is toch schandalig, die bank zus of zo.’ En politici reageren daar weer op: ‘Dit kan toch niet, we moeten nieuwe regels maken om dit te voorkomen.’ Dat leidt tot een systeem waarin naleving van regels centraal staat, soms zonder oog voor de achterliggende bedoeling of het werkelijke risico. Het gevolg is dat organisaties en mensen vooral bezig zijn met het vermijden van fouten en sancties, in plaats van met het nemen van verstandige beslissingen op basis van vertrouwen en het werkelijk risico. We voeren een soort schijnpolitiek, waarin mensen handelen en communiceren op een manier die het minste gedoe oplevert, in plaats van echt te kijken naar wat nodig is."
Waarom is het nodig om een beweging als Trust First in gang te zetten?
"Omdat regels zich opstapelen en zelden geëvalueerd worden op effectiviteit. Vaak ontbreekt een rationele kosten-batenafweging. Maar gedetailleerde en soms strenge regels moeten van tijd tot tijd worden geëvalueerd: leiden ze echt tot het gewenste effect? Zijn de uitvoeringskosten in verhouding tot de voordelen? Dat gebeurt nu nauwelijks. Trust First wil organisaties en leiders bij elkaar brengen die bereid zijn dit bespreekbaar te maken en actie te ondernemen. We willen dat gedachtegoed uitdragen en leiders met elkaar verbinden, zodat zij samen de moed hebben om het anders te doen."
"Je kunt regels niet zomaar negeren,
maar het begint met het creëren van een veilige omgeving
waarin je eerlijk kunt praten over regels en hun effect."
Hoe kan een organisatie praktisch handelen vanuit vertrouwen, terwijl ze tegelijkertijd moet voldoen aan strenge regelgeving en toezicht?
"Je kunt regels niet zomaar negeren, maar het begint met het creëren van een veilige omgeving waarin je eerlijk kunt praten over regels en hun effect. Daarnaast moeten regels regelmatig worden geëvalueerd op hun kosten en effectiviteit. Als regels niet bijdragen aan het gewenste doel, moet je als politicus of toezichthouder het lef hebben om te zeggen: ‘We gaan het niet meer doen of we vereenvoudigen het.’ Maar dat gebeurt helaas heel weinig.
Een concreet voorbeeld is een bouwbedrijf dat samenwerkte met een andere partij zonder al te gedetailleerde contracten en claims. In plaats van claims en meerwerkdiscussies, stortten ze allebei geld in een gezamenlijke pot. Als de ene partij vond dat de ander niet goed presteerde, kon hij een claim indienen. Maar omdat de ander dan ook kon claimen, gebeurde dat uiteindelijk niet en bleef al het geld in de pot over. Dat laat zien dat vertrouwen en economisch rationeel handelen hand in hand kunnen gaan. "
Welke rol speelt menselijk leiderschap bij het bouwen van een cultuur van vertrouwen en verbinding?
"Leiderschap heeft hier een belangrijke rol bij het creëren van een veilige omgeving waarin mensen open en eerlijk kunnen praten over risico’s en beslissingen. Je hebt een omgeving nodig waarin mensen durven zeggen: ‘Dit is onze risk appetite en we accepteren dat we soms een verkeerde beslissing nemen.’ En als er dan toch iets misgaat, is transparantie daarover cruciaal. Leiders moeten dan niet meteen in de verdedigingsmodus schieten of langdurige onderzoeken aankondigen, maar open en empathisch communiceren. Wees transparant. Leg rationeel uit waarom iets is misgegaan, deel je afwegingen maar toon ook empathie voor de betrokkenen. En ga niet meteen onder de graszoden duiken."
Welke concrete successen hebben jullie gezien van organisaties of bestuurders die handelen vanuit vertrouwen?
"Naast het eerder genoemde bouwbedrijf is er een innovatief bedrijf waarvan de raad van commissarissen investeringsbeslissingen durfde te nemen zonder een volledig sluitende businesscase. Het project was zeer innovatief maar de businesscase was niet helemaal sluitend. Ze zeiden: ‘We geloven in de richting en accepteren dat we misschien leergeld betalen. We kunnen niet alles tot in detail uitrekenen.’ Dat vergt moed en vertrouwen. Een ander voorbeeld is een brandweercommandant die na een woningbrand aan omwonenden uitlegde waarom de naastgelegen brandweerkazerne op dat moment niet bemand was. Hij ging met de bewoners in gesprek om uit te leggen hoe de bezetting van de brandweer werkt en welke risicoafwegingen daarbij horen. Dat leidde uiteindelijk tot meer begrip."
Wat zou je bestuurders willen meegeven die willen bijdragen aan een cultuur van vertrouwen?
"Creëer een veilige omgeving waarin eerlijke gesprekken over risico’s en besluitvorming daarover kunnen plaatsvinden. En wees transparant als er toch iets misgaat, leg de rationele afweging uit maar toon ook empathie. Durf eenvoudiger en met minder contracten te werken, als dat passend is.
En misschien wel het belangrijkste: stimuleer de dialoog. Vertrouwen ontstaat in persoonlijke interactie, niet via dikke rapporten. Vertrouwen ontstaat pas als je in dialoog persoonlijk laat zien wie je bent en de ander zich laat zien. Niet als je dikke rapporten naar elkaar stuurt."
Tot slot, wat hoop je dat Trust First teweegbrengt?
"Het begint met de eerste mensen die durven te veranderen. Hopelijk inspireren zij anderen om ook stappen te zetten. We moeten samen het lef hebben om te zeggen: ‘Dit kan anders.’ En daar dan ook naar handelen. En zo zetten we hopelijk een sneeuwbal-effcet in beweging."
Meer informatie
VDH Bestuurszaken is een bestuurskantoor voor Stichtingen, Vermogensfondsen en Verenigingen en biedt flexibele, persoonlijke en professionele bestuur ondersteuning en services. Het is onze missie om besturen in optima forma te laten doen wat zij moeten doen: besturen.
