Het Nive wil hét platform voor de Nederlandse manager zijn. Bij deze vereniging kan iedere manager, hoog of laag in een organisatie, terecht voor informatie over zijn vakgebied. VDH Bestuurszaken is sinds 2008 verantwoordelijk voor de complete bedrijfsvoering van het Nive. Wat houdt dit precies in? Nathalie de Meijer en Willem van Kinschot van VDH Bestuurszaken vertellen daar meer over.
Nathalie de Meijer en Willem van Kinschot over de Nive-kennisnetwerken voor beursgenoteerde bedrijven
Wat doen jullie namens VDH Bestuurszaken voor de Nive?
Willem: ‘VDH verzorgt voor Nive een Management Development programma waarbij verschillende masterclasses en workshops worden gegeven. Daarnaast verzorgen we kennisnetwerken voor veel ondernemingen. Nathalie en ik werken vooral aan drie kennisnetwerken van beursgenoteerde bedrijven en daar willen we hier nu op ingaan.
Nathalie: ‘Onze voornaamste bezigheid is het in goede banen leiden van vier bijeenkomsten per jaar van ieder netwerk voor die beursgenoteerde bedrijven. Dit netwerk bevat meer dan de helft van de ondernemingen van de AEX en AMX. De bestuurssecretarissen staan daarin centraal. Die vormen twee kenniskringen. De derde kring is een algemene kring voor plaatsvervangers van bestuurssecretarissen, die wel voornamelijk bestaat uit beursgenoteerde bedrijven. Ik verzorg alles buiten de bijeenkomsten voor beursgenoteerde bedrijven en Willem doet dat daarbinnen, ook met het maken van het verslag.’
Wat bespreken jullie in zo’n kenniskring?
Willem: ‘Elke bijeenkomst heeft een inhoudelijk hoofdthema dat de bedrijven zelf kiezen, denk aan de rapportage over milieueffecten. Iedereen vertelt dan hoe de onderneming daarmee omgaat en tegen welke eventuele problemen men aanloopt. Daarnaast is er tijdens de vergadering ruimte voor het bespreken van de praktische stand van zaken binnen de bedrijven.’
Kunnen jullie ook iets zeggen over het toetreden van nieuwe leden?
Willem: ‘Ja, nieuwe leden zijn belangrijk voor het netwerk. Het is een aanwinst om de bestuurssecretaris van een belangrijke AEX-onderneming in ons midden te krijgen, omdat dit een mooie aanvulling voor het netwerk geeft.’
‘Wij benaderen die bestuurssecretarissen ook en kunnen hen eenvoudig de voordelen van het lidmaatschap schetsen: op het juiste niveau krijgt men direct toegang tot dezelfde functionarissen bij andere bedrijven met een zeer grote bereidheid van kennisdelen en samenwerken.’
Nathalie: ‘Ons uitgangspunt is, dat nieuwe leden pas kunnen toetreden na toestemming van alle huidige leden van de groep. Meestal lukt het vrij snel om die toestemming te krijgen en dan de nieuwe leden in de kenniskring welkom te heten.’
Waarin ligt de professionaliteit van jullie dienstverlening?
Nathalie: ‘We doen ons uiterste best altijd duidelijk, concreet en correct te communiceren met onze leden. Daarbij gebruiken we een CRM-pakket om systematisch met alle informatie en vertrouwelijke gegevens om te gaan. We proberen de verbintenis met ieder van onze leden aan te gaan, waardoor een prettige samenwerking ontstaat en met deze wisselwerking kun je hele mooie resultaten boeken.’
Willem: ‘Verder willen wij altijd en snel op ieder signaal van de leden reageren. Dat geldt voor vragen die zij stellen of verbeteringen die ze opperen. Een voorbeeld is de verdeling van de bijeenkomsten in het jaar, die de leden iets anders wilden zien. De bijeenkomsten krijgen nu hun zwaartepunt in de aanlooptijd naar de algemene vergadering van aandeelhouders. De leden willen graag op dat moment overleggen hoe de nieuwste regels voor die vergadering het best toegepast kunnen worden. Het delen van best practices speelt daarbij best een grote rol in iedere groep.’
Hoe communiceren de leden onderling en spelen jullie daar ook een rol bij?
Nathalie: ‘Jazeker. Op de Nive-site is er voor de leden in een afgeschermde omgeving de mogelijkheid om vragen te stellen, documenten te delen en discussie met elkaar aan te gaan. Maar de leden maken ook gebruik van mail en Whatsapp. Ik beheer een Whatsapp-groep met dat doel.’
Willem: ‘Er is veel sprake van overleg en er ontstaan ook subgroepjes als een onderwerp niet voor alle deelnemers interessant is. Die gaan dan wel hun eigen gang, maar het werkt goed: het is een mooi voorbeeld dat het kennisnetwerk op eigen kracht werkt.’